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存凭留史资政育人

来自：查字典教育资讯网 2015-07-15

编者按：存凭、留史、资政、育人是档案存在的价值与意义，而档案就像一部历史教科书，他的储存是无穷的，无论文字产生之前的结绳记事、刻契记事、图画记事、还是有了文字之后记载的甲骨档案、金石档案、简牍档案、绢帛档案、纸质档案、新型载体档案等，展现的无不是历史的辉煌与文明的记忆。尤其是中国这样的文明古国里，无论是被鲁迅称之为“史家之绝唱，无韵之离骚”的《史记》，还是一部规模空前的编年体通史巨著《资治通鉴》，都因档案的有声有形才支撑起了巨著的肉身与血脉———辉煌与不朽的背后是档案默默的奉献。

值此2015年“国际档案日”来临之际，开此专版来帮助广大师生和校友了解档案，熟悉档案，走进档案，合理利用档案。

以探索的精神做好档案数字化工作

数字档案馆是大数据时代档案馆的发展方向，是对传统档案馆的升级，是"第二代"或"升级版"的档案馆。档案工作是否现代化，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。因此，自2011年建馆以来，档案馆紧紧围绕学校发展需要和师生校友的利用需求，顺应时代发展需要，将数字档案馆建设作为我校档案工作实现自动化、网络化、数字化的一项迫切任务和重要内容。

适合的档案管理系统是基础

经过多方面的调研以及兄弟院校的经验，我们购买了南大之星档案管理系统和发布系统，建立了档案回溯目录数据库，将新产生档案全部将数据录入系统再移交。到目前为止，已经建立文件级目录6万多条，馆藏历届毕业生照片近2000张已全部数字化。图书馆建立的硕博士论文全文数据库包含了从2003年以来的硕博士毕业生论文，本科生优秀毕业生论文全文数据库包含了2005年以来的优秀毕业生论文，这两个数据库共收录8000多篇论文，为了避免重复建设，档案馆直接利用这两个数据库；构建了档案馆门户网站，实现了档案数据与门户网站的无缝连接，同时加大了档案执法管理的宣传力度。

合理的数字化目标是前提

档案馆的存量档案共有6万多卷，要一次性全部完成数字化是不现实的，因此根据经费、人员、场地等的实际情况，采取分期、分批的方式，一年做一部分，逐年完成以最终建成数字档案馆。

分期分批的基本原则就是按照档案的调档率进行划分，利用率最高和调档最难的档案先做，因此2014年第一批数字化的是教学类的学生成绩、新生录取名册、研究生学籍档案、设备档案。一共完成了2007-2013年的学生成绩、1992-2013年的新生录取名册、2010-2013年的研究生学籍档案、2013年的设备档案约16万页的数字化。

另外，每类档案的检索要求不一样，数字化的最终结果要求也有所不同。学生（不含成教和研究生、博士）成绩要求是直接扫描成PDF，每个学生的基本信息与其成绩一一对应，在学生成绩数字化的同时也建成了毕业生基本信息数据库；研究生学籍材料则根据调档需求，将每个研究生的学籍表、成绩单、毕业论文评阅书和授位决议扫描合并成一个文件，挂接到对应的研究生的基本信息记录上；新生录取名册由于要查找到每个同学，就要求数字化后能直接按人名进行检索，因此要求将扫描的文件做成双层PDF，并对人名字段进行人工精确校对，确保人名录入无误，以供直接搜索，同时将所有学生名字按原件页建立人名索引（存在word文件中），以供检索；每年的设备档案需要查找的量大，而且经常要反复使用，因此在档案整理的同时实行该类档案的全面数字化，并利用软件直接做成双层PDF以供检索。

流畅的数字化流程是条件

档案数字化是一个浩大的系统工程，前期的规划对后期的施工有非常重要的影响，一个良好的数字化流程可以大大加快数字化进度。在数字化前期，档案馆派出3名工作人员到已经做过数字化的兄弟院校进行经验交流，淘取他们的宝贵经验，尤其注意吸取他们的教训，杨长避短，规划一个高效的数字化流程。

最初，是档案馆工作人员将2012年和2013年学生成绩自行数字化，熟悉了整个数字化流程，并在此过程中发现存在的问题，找到相应的解决办法，从扫描仪到扫描软件，再到OCR识别软件、批量更名软件以及与目录数据的大批量挂接等，待这些问题一一解决之后，整个数字化流程也就流畅了。

事后的施工结果证明，流程的合理规划确实让数字化效率获得了极大的提高。

充足的经费是保障

档案馆熟练掌握各种自动化技术的人才缺乏，人力也不足，自动化工作无法靠馆内人员独立完成，因而最经济最快速的办法就是实行劳务外包，借档案数字化公司的技术和人力来加快数字化的进程，所以有充足的经费是建设数字档案馆的有力保障。

严格的质量管控是关键

在馆内自行数字化的过程中，发现问题及时调整解决，同时为外包的质量监管做准备。数字化外包后，档案馆由专人对外包公司的数字化进行全程管控。首先是实行严格的档案进出库制度，实行出库登记，入库审核签收，建立完整的档案出入库备案制度，以保证档案完整归库；其次是与外包公司建立定期联系机制，定时查看数字化的进程，解决他们遇到的问题并答疑；另外，不定期进行质量抽查，查看数字化的效果，并与预期目标进行比对，发现问题及时要求公司进行整改。在数字化工作完成后，集中对整个工作成果进行较大比例的质量抽查，并在后期的使用过程中逐渐总结，吸取教训，避免以后出现相同的问题。

另外，新产生的档案要求尽可能一并提交电子版，实现纸质档案与电子档案同步归档。继续教育学院2012年的网教9028人毕业，他们的学籍卡与成绩单就实现了同步归档。这样使得检索很方便，以前很头痛的由于学生基本信息不够全面而难以查找的问题得到极大改善。

完善的信息安全制度是根本

信息安全是档案数字化后面临的最基本问题，涉及到以下几方面：

一是档案泄露：涉密档案和涉及隐私的档案都不适合公开，一旦数字化后就有被泄露的危险。因此我馆党群、行政人事的档案全部不予公开（包括目录），学生档案则只有目录，不公开全文。

二是硬件安全：档案数字化需要大容量存贮设备，一旦设备崩溃，所有的数字化内容就会丢失，因此，除了磁盘阵列上存贮全文数据外，还将数据刻录在档案级光盘上异质保存，以起到数据备份的作用。

做好档案数字化工作，是建立数字档案馆的关键，这是一个长期的过程，需要大量的经费投入来扩大数字化的范围并维护已有的成果，要有整体规划，要循序渐进，直到做完存量档案的数字化为止。

档案捐赠倡议书

全校师生员工、广大校友以及家属们：

四川农业大学历经百年沧桑，迁址雅安办学也已近60年。在漫长的办学岁月中，形成了大量宝贵的纸质档案和实物档案，但由于多种原因，档案没有归齐。随着时间的推移，那些早期好不容易留存的档案正在逐渐消逝。各位老师们、同学们、校友们及相应的家属们，如果你或你的长辈们留存有与四川农业大学相关的有保存价值、凭证价值或查考价值的档案时，我们迫切期望你们能把这些档案捐赠给档案馆，我们将根据档案管理办法进行妥善保管，你们也可以随时来查阅使用已捐赠的档案。因此特发出此捐赠倡议，急切盼望大家能积极响应。

捐赠事宜如下：

一、捐赠范围

（一）实物档案

1.学校各个时期使用过的校牌、校区规划图、模型、校训等；

2.学校各个时期使用过的校徽、徽标、工作证、学生证、借书证、上机卡、毕（结）业证书、学位证书、内部票券（饭菜票、开水票等）等；

3.学校早期职工报到证、教案手稿等，购买或制作的教具、仪器设备、工具、模型等；

4.历任校领导的印章；

5.省部级以上的科技进步奖、技术发明奖、专利证书、新品种审定证书等；省部级以上的劳动模范、三八红旗手、全国优秀教师等各类荣誉证书。

6.学校历史上形成的其他有助于了解学校历史和有收藏价值的物品。

（二）声像档案

1.毕业纪念册、1982届以前的往届毕业生合影照片以及1982届以后的部分合影照片 (1982届以后毕业生合影照片多数已归档，有部分未归齐)；

2.反映学校不同时期风貌的老照片（或底片）、匾额、碑石（文）拓片以及带有老校名印记的物品等；

（三）名人档案

1.人员范围：曾在学校工作学习过的中共省委委员以上人员、社会团体和民主党派省级以上主要负责人、担任过副省级以上职务者、省级人大和政协常委、国家级人大和政协委员；学校历任校领导（含正副书记、正副校长）、两院院士、长江学者、国务院特殊津贴获得者、省级及以上学术带头人、教授、教学名师。

2.材料内容：履历表、自传、传记、笔记、回忆录等；文章、报告、演讲稿、工作日记等；论文、译文、专著、译著、教材、研究成果、书画作品等；学历证书、任命书、聘书、荣誉证书、奖状、奖章、奖牌及有代表意义的照片、光盘、录像带等；纪念性、回忆性文章，研究、介绍材料，唁函、悼词等。

二、捐赠方式

1.捐赠。对愿意将自己收藏的学校校史资料、实物捐赠者，将颁发捐赠证书以作永志。

2.代管、复制。对特别珍贵的资料、实物，本人有保存意愿的，学校可代为保管，或由档案馆在进行数字化加工后将原件安全返还本人。

三、捐赠相关事宜

1.捐赠者在学校档案馆办理交接手续。交接清单一式两份，一份由送交单位和个人保存，另一份由档案馆保存，对个人赠送的珍贵档案，档案馆将发给纪念证书。

2.有代表性的实物档案将进行数字化后以图片形式放在网络上共享，并标明捐赠者。

3.档案馆对捐赠的档案，将进行分类、整理、编号，并妥善保管。有关物品可视需要及时向全校提供使用。

老师们，同学们，校友们，家属们，推动校园文化建设需要档案工作的积极融入，因此我们要重视学校历史，去粗存精，鉴往知来，要激活校史，让沉寂的档案文献发挥作用，要传播校史，让文明源远流长，你们的捐赠是充实馆藏的一股重要力量，让我们都行动起来！

四川农业大学档案馆

2015年6月

我眼中的档案

◎岳小亚陈仁刚

人的一生活的不管是惊天动地，还是平平淡淡，亦或是碌碌无为，若是没有一个介质去连接，那么人生终究也是白纸一张。因此，想要让自己的人生经历得以保留，那就需要有一个东西去承接它，那就是--档案。

档案是一张弓，用信息这支利箭，穿越了时空无垠的距离。

追忆中华上下五千年历史，我们之所以过了几千年都还能了解到古代的生活讯息，历代王朝的兴盛衰落，这都与历代史官的记载密切相关。而历代史官所记载的东西，在我们现代人叫--档案。档案穿越了无垠的距离，承载了时空的记忆，传递了历史的讯息。

档案是一座桥，岁月的年轮，在桥面上布满了印记。

回首人的一生，我们之所以能在垂暮之年还能回忆往昔：在某年某月某日自己荣登了某某职位，在某个阶段自己又做了什么等等，这都离不开自己的简历。而在我看来简历也是--档案。档案接受了回忆种种，岁月的年轮，人生的脚步，都愿意在桥面上停留。

档案是一叶舟，满载着历史的光荣、前人的讯息。

思考人的过去，我们之所以能了解历史的光荣、前人的讯息还是离不开--档案。然而档案的制作不仅需要有信息材料，更需要一个收藏档案的地方，这样才能使我们了解过去。这个地方就是--档案馆。有了它我们才能驾驶着满载着历史光荣、前人讯息的舟扬帆远航。

因此，在我看来：

档案是文明的使者，是盗火的普罗米修斯，把昨天、今天的菁华送给明天。

有了档案，人们不再为迷失了的记忆哭泣。

没了档案，悲惨的过去将无法被烙印。

有了档案，那宝贵的经验往往再创奇迹。

没了档案，人类进步的足迹就无法被铭记。

是什么，来得悄无声息，走得不留痕迹，却是历史长河中不可缺失的一笔？

是什么，走时留下痕迹，来得悄无声息，却带来人一生的传奇？是什么，轻轻地来了，又悄

悄地走了，在垂暮的时刻留下珍贵的记忆？

是什么，悄悄地走了，又轻轻地来了，为探寻谜底的人儿留下宝贵的足迹。

是档案！

学校的各类档案存哪里?

学校产生的各类档案种类繁多，存放地多样，他们都有哪些种类？存放在哪里？下面就带你逐个走一遍：

一、文书档案

文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文件转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

上级来文和校发各类文件、学校的会议记录和纪要存放在档案馆，院级发文由各学院、处、室自行留存。

二、教学档案

教学档案是指在学校的教学活动中形成的与教学有关的各类文字材料，包括学生的学籍、教改课题、教学成果、专业与课程建设、教务活动档案、学生奖惩、毕业生工作、教材和课表等方面的档案材料。其中对个人来说，最为重要的是学籍档案。学籍档案记载了学生在学习期间的一系列的成绩、家庭状况、在校表现等情况，可以说是学生的另外一张更加详细的身份证，不论是荣耀还是污点，都清清楚楚的记载在档案上，所以人才交流机构对其也是严格把关。进入社会后学籍档案直接转化成人事档案。

三个校区的教学档案存在校本部档案馆（装入个人档案的除外）。

注：档案馆所存学籍档案并不是个人档案中学籍档案的简单备份，而是为了系统全面地保存学校的教学活动情况。学生毕业后回校能够调取的在校时学籍档案根据学生层次分为三种情况：1 本科生：主要有高考录取名册、学生成绩单、毕业生的毕业证和学位证详细信息、在校时的奖惩情况；2 研究生和博士：录取名册、研究生登记表、学生成绩单、学位申请表、毕业生登记表、论文评阅书、答辩委员会决议、中期考核表、学位论文等；3 成教生：主要有学籍卡、成绩单、毕业证书号、录取名单等。

三、科研项目档案

科研档案是科研活动的真实历史记录，是科研管理的重要组成部分。

2002年以前的科研档案存在档案馆，2002年以后的暂时存在科技处。

四、设备档案

设备档案是指在设备采购和管理的全过程中形成，并经整理应归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等文件与资料。

2013年以前的设备档案存国资基建处，2013（含2013年）以后的设备档案存校本部档案馆。

五、财会档案

财会档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据。

财会档案分校区进行保管，雅安校本部和都江堰校区由财务处（部）保管两年再移交到该校区档案馆（分馆），成都校区的保存在校区财务部。

六、基建档案

基建档案是基本建设工作的原始记录，对学校建设和发展具有重要的凭证作用和查考价值。

目前全校基建档案分校区保存，雅安校本部保存在档案馆，都江堰校区保存在档案分馆，成都校区保存在成都校区建设指挥部。